Mark-a-Spot para colegios, estaciones, escuelas infantiles y edificios públicos
La gestión por sede vincula cada incidencia de Mark-a-Spot con la sede, instalación o activo al que pertenece. Cada incidencia sigue georreferenciada y puede asociarse además a un colegio, una escuela infantil, una estación, un polideportivo, un albergue, un depósito o un edificio público.
Así, administraciones, entidades titulares y gestión patrimonial mantienen una visión unificada sobre 20, 50 o 200 sedes distribuidas: con seguimiento por sede, menos consultas y un panel compartido en lugar de hilos de correo dispersos.
- Compatible con Open311
- Conforme con el RGPD
- Código abierto (GPL)
- Multientidad
Muchas sedes, sin visión compartida
Quien gestiona un parque amplio de sedes conoce la escena: cada colegio, cada estación, cada depósito, cada escuela infantil y cada edificio administrativo notifica por su propio canal. Llamadas, correo, libro de incidencias, fotos por mensajería, hojas de cálculo. Se consolida muy poco. Dónde se atasca el trabajo, dónde crece el retraso y dónde hay que actuar primero sigue siendo difícil de ver.
Sin vista por sede
Qué sede tiene más casos abiertos, dónde se acumulan los expedientes, a dónde tiene que ir antes el equipo: todo eso queda invisible mientras la información esté repartida en cinco buzones. Falta una vista consolidada.
Incidencias repartidas en cinco canales
Teléfono, correo, WhatsApp, libro de incidencias, hoja de cálculo. Cada sede tiene sus costumbres. La administración acaba ordenando y valorándolo todo después, además del día a día.
Falta la referencia al activo
Sin una referencia estructurada, la administración pierde un contexto decisivo. Solo cuando queda claro a qué colegio, estación, depósito, escuela infantil o edificio pertenece una incidencia se puede analizar y tramitar con limpieza.
No todo el personal de la sede notifica
Conserjes, educadores, dirección, AMPA. Muchas personas quieren trasladar una incidencia, pocas encuentran la vía adecuada. Una parte de las observaciones se pierde y nunca llega.
Detección automática o preselección directa
Mark-a-Spot puede vincular una incidencia a la sede correcta de dos formas. O bien la sede se detecta automáticamente a partir de la posición, o bien ya está preseleccionada, por ejemplo mediante código QR, enlace directo o selector en el formulario.
Asignación automática a la sede
El flujo de mapa habitual se mantiene. Cuando una incidencia se sitúa cerca de una sede activa, Mark-a-Spot puede añadir esa sede automáticamente. Para quien notifica no cambia nada, pero internamente se crea un vínculo estructurado con la sede.
Ejemplo: una persona notifica una luminaria averiada delante de un colegio. La incidencia recibe automáticamente la referencia a esa sede escolar y aparece también en el seguimiento de gestión patrimonial.
Sede preseleccionada
Para canales internos o semipúblicos, una sede puede preseleccionarse directamente, por ejemplo mediante código QR, enlace dedicado o selector en el formulario. La dirección y las coordenadas se completan de forma automática.
Ejemplo: una entidad titular de escuelas infantiles con 40 sedes asigna a cada centro su propio enlace para notificar incidencias o código QR. El equipo en la sede notifica en pocos segundos directamente a la sede correcta.
Tres vías hasta el formulario
Mediante código QR
Un adhesivo en la entrada o dentro del edificio. El formulario se abre con la sede preseleccionada. Ideal para colegios, escuelas infantiles, estaciones, polideportivos, edificios administrativos, albergues o depósitos.
Mediante enlace
Cada sede puede tener su propia URL para notificar incidencias. Lista para integrarse en intranets, envíos de correo, sitios web o flujos internos.
Mediante selección en el formulario
Si hace falta, quien notifica elige la sede adecuada directamente en el formulario. Con buscador, iconos y etiquetas propias de cada entidad.
La sede o instalación indica a qué pertenece la incidencia. El mapa muestra dónde se ha localizado exactamente, dentro del recinto o en sus proximidades. Según la configuración, puede tratarse de la coordenada guardada de la sede o de un punto más preciso: entrada, andén, patio, polideportivo, taller o aparcamiento de bicicletas. Además, la sede o instalación correspondiente queda guardada como referencia estructurada.
Gestionar sedes, instalaciones y activos en un solo sitio
En la gestión por sede, las sedes, instalaciones y activos relevantes para las incidencias se gestionan en un único lugar: colegios, escuelas infantiles, estaciones, polideportivos, edificios administrativos, albergues, depósitos u otros edificios públicos. Para cada sede pueden registrarse nombre, dirección, coordenadas, estado, icono, descripción y enlaces de notificación propios.
Códigos QR y enlaces de incidencia generados por sede
Cada sede dispone desde el inicio de su propio código QR y de su propia URL de incidencia. Imprime el código como adhesivo para la entrada, el andén o el polideportivo, o comparte el enlace en intranets, envíos y páginas internas. Quien escanea o hace clic llega al formulario con la sede correcta ya preseleccionada.
Incidencias en edificios y recintos, con ubicación precisa dentro de la sede.
El mapa muestra el lugar; la sede, el contexto. Quien notifica coloca el marcador incluso dentro del recinto: entrada, andén, patio, polideportivo, taller o aparcamiento de bicicletas. Entidades titulares y administración ven a qué sede pertenece la incidencia.
Importar sedes con facilidad
Las sedes pueden crearse manualmente o importarse desde listados existentes, por ejemplo mediante CSV. Así se obtiene una base limpia para códigos QR, formularios precargados, asignación automática y seguimiento por sede.
Estructura clara por sede
Nombre, dirección, coordenadas, icono, estado y enlaces de notificación propios. Información suficiente para encaminar las incidencias con limpieza, sin desplegar un segundo sistema CAFM.
Ubicación precisa dentro del recinto
Incluso con referencia a la sede se mantiene la precisión cartográfica. Entrada, andén, patio, polideportivo, taller o un punto concreto como un aparcamiento de bicicletas pueden situarse directamente en el mapa. Así la administración sabe no solo qué sede está afectada, sino también dónde exactamente dentro de ella.
Dentro de la instancia existente
Una sede no es una instancia aparte ni un nuevo nivel organizativo. Es una referencia adicional sobre la incidencia. El modelo multientidad, el enrutamiento y el comportamiento Open311 actuales se mantienen.
Para quién está pensada la gestión por sede
Titulares de centros escolares
Incidencias desde 20 o 200 sedes escolares, consolidadas en una única vista. Filtrables por sede. Conserjes, profesorado y administración usan el mismo canal.
Titulares de escuelas infantiles
Entidades titulares públicas y privadas con muchas sedes de educación infantil. Un enlace para notificar o código QR propio por sede. Las incidencias llegan a la entidad titular ya cualificadas.
Gestión patrimonial y de edificios
Ayuntamientos, diputaciones, sociedades de vivienda. La referencia al inmueble ya existe; la incidencia se asocia a ella en lugar de deducirse a posteriori a partir de coordenadas.
Centros juveniles y vecinales
Un enlace para notificar por sede. Las incidencias llegan a la entidad titular sin esfuerzo de enrutamiento y sin necesidad de conocer la cadena interna de responsabilidades.
Alojamientos y residencias
Incidencias en contextos sensibles, sin marcador libre sobre el mapa. La referencia se establece a través de la sede y no mediante una ubicación colocada de forma individual.
Depósitos y brigadas municipales
Vías de notificación internas para equipos que trabajan en varias sedes. Cada depósito, taller o brigada puede gestionarse como una sede independiente.
Aditivo a su instancia de Mark-a-Spot
La gestión por sede amplía las instancias existentes de Mark-a-Spot con gestión de sedes y referencia a la sede. Las vías de notificación, las entidades, la lógica de enrutamiento y las interfaces actuales se mantienen. Cuando la gestión por sede está desactivada, Mark-a-Spot sigue funcionando como hasta ahora.
Compatible con Open311
Las interfaces Open311 existentes siguen siendo utilizables. Cada incidencia sigue conteniendo coordenadas y dirección. Además, la sede correspondiente puede transmitirse como referencia estructurada.
Configurable por entidad
Cada entidad puede usar sus propias sedes, etiquetas, iconos y reglas. El radio para la asignación automática a la sede es configurable.
Asignación automática a la sede más cercana
Si una incidencia se encuentra dentro de un radio configurable alrededor de una sede activa, esta se añade de forma automática. Fuera de ese radio, la incidencia queda sin sede asociada.
Solicite una demo con su listado de sedes o activos
Con datos de ejemplo o una selección de sus propios colegios, estaciones, edificios u otros activos gestionados, le mostramos en una instancia de prueba cómo se registran, filtran y analizan las incidencias por sede o instalación.